Case Study:
Qualitätsmanagement-Wiki für KWA

Kunde

Das Kuratorium Wohnen im Alter (KWA) ist eine gemeinnützige Aktiengesellschaft, die vor etwa 50 Jahren gegründet wurde und sich auf betreutes Wohnen für ältere Menschen spezialisiert hat. KWA ist in fünf Bundesländern Deutschlands aktiv – Bayern, Baden-Württemberg, Berlin, Hessen und Nordrhein-Westfalen – und betreibt vielfältige Wohnformen, von stationärer Pflege bis hin zur gehobenen Tagespflege, um den unterschiedlichen Ansprüchen gerecht zu werden. Mit einem Team von rund 2.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern betreut KWA etwa 2.800 Bewohner, wodurch sie der zweitgrößte Betreiber von Wohnstiften in Deutschland sind. Verschiedene Zertifizierungen spielen in vielen Bereichen von KWA eine zunehmend wichtige Rolle, um Standards und Prozesse zu sichern und zu optimieren.

Projekt

Das Kuratorium Wohnen im Alter (KWA) ist ISO-zertifiziert und muss daher strikte Prozessvorgaben umsetzen und dokumentieren. DokuWiki war bereits ein zentrales Element im Qualitätsmanagement, aber die Nutzung des Wikis war suboptimal und sollte durch einen Relaunch intensiviert und effizienter gestaltet werden.

Das Projektziel bestand darin, das Wiki umfassender in das Qualitätsmanagement zu integrieren und die Handhabung von QM-Dokumenten zu standardisieren. Ein besonderer Fokus lag auf der klaren Definition von Verantwortlichkeiten und Berechtigungen in der gesamten Organisation. Zu den Anfangsproblemen zählten unter anderem die unzureichende Kenntnis der Mitarbeiter im Umgang mit dem Wiki, komplizierte Tabellenverwaltung, Schwierigkeiten bei der Sicherstellung der Aktualität von Inhalten und mangelnde Verantwortlichkeiten. All diese Herausforderungen führten dazu, dass das Wiki nur bedingt den Anforderungen an ein effizientes Qualitätsmanagement erfüllte.

Umsetzung

CosmoCode hat für den Relaunch des KWA-Wikis erfolgte in mehreren Phasen entsprechend dem ICKE Vorgehen. In der Konzept- und Analyse phase wurde eine inhaltliche Neustrukturierung der Dokumentation vorgenommen und passende Wiki-Werkzeuge ausgewählt. In der Evaluationsphase wurde ein Wiki-Prototyp bereitgestellt, der für Abstimmungen zwischen den Stakeholdern genutzt wurde. Schließlich begleitete CosmoCode den Rollout des neuen Wikis, schulte die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Funktionen und stand für Fragen und Anpassungen zur Verfügung.

Das aufgefrischte KWA-Wiki steht den Mitarbeitern aus unterschiedlichen Standorten zur Verfügung und bietet jedem Standort seinen eigenen Bereich mit spezifischen Einstiegspunkten. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, regional relevante Informationen und Dokumente schnell und effizient zu finden. Darüber hinaus gibt es im Wiki auch unternehmensweite Informationen, die für alle Standorte von Bedeutung sind und zentral verwaltet werden. Diese Struktur unterstützt die Standardisierung und Vereinheitlichung von Informationen und Prozessen, während gleichzeitig die individuellen Anforderungen jedes Standorts berücksichtigt werden.

Die Dokumentenlenkung spielt eine zentrale Rolle im Qualitätsmanagement des Kuratoriums Wohnen im Alter (KWA). Um die hohen Standards und Zertifizierungen einhalten zu können, müssen Vorgabe- und Nachweisdokumente sorgfältig gepflegt und konsistent verwaltet werden. Hierfür setzt CosmoCode vor allem auf die Plugins Struct, Watchcycle, Acknowledge und Do. Struct dient hierbei der Abbildung und Verknüpfung strukturierter Daten, was das Management von Dokumenten erheblich erleichtert. Watchcycle unterstützt die Überwachung des Lebenszyklus von Dokumenten und sorgt dafür, dass diese regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Acknowledge gewährleistet, dass Mitarbeiter wichtige Dokumente zur Kenntnis genommen haben, und das Do-Plugin hilft bei der Zuordnung und Verwaltung von Aufgaben, die sich aus diesen Dokumenten ergeben. So wird die Effizienz und Verlässlichkeit bei der Dokumentenpflege gesteigert, von der Erfassung bis zur regelmäßigen Überprüfung, und stellt sicher, dass alle Qualitätsanforderungen in der gesamten Organisation transparent und nachvollziehbar eingehalten werden können.

Die Anbindung an Active Directory war ein wesentlicher Aspekt für KWA, da zentrale Nutzerinformationen nicht nur für die Authentifizierung und Berechigungsvergabe, sondern auch für die Verwaltung von Telefonlisten, Dokumenten- und Freigabelisten benötigt wurden. Dies führt bei der bestehenden Integration zu erheblichen Performance-Problemen, die sich in langen Ladezeiten bemerkbar machten. Durch den Einsatz und die Weiterentwicklung des PureLDAP-Plugins konnte CosmoCode diese Engpässe signifikant beheben. Die Optimierungen umfassten unter anderem das Caching von Nutzerinformationen und die verbesserte Kommunikation mit dem Active Directory Server. Dadurch wurde die Zugriffsgeschwindigkeit maßgeblich erhöht und die Nutzererfahrung im KWA-Wiki erheblich verbessert.

Großer Fokus wurde auf die Verbesserung der Suchfunktion im bestehenden DokuWiki gelegt. Um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und relevantere Suchergebnisse zu liefern, wurde das Tagging-System ausgebaut und optimiert. Durch die Implementierung eines erweiterten Tag-Clusterings können Nutzer jetzt bei einer Suche ihre Ergebnisse feiner durch spezifische Tags filtern, was die Auffindbarkeit von wichtigen Dokumenten erheblich erhöht. Darüber hinaus stellen verbesserten Suchvorgaben sicher, dass besonders wichtige Seiten in der Quick-Search-Liste bevorzugt angezeigt werden, was die tägliche Arbeit im Wiki systematisch erleichtert.

Insgesamt bietet das erneuerte Wiki nun eine verlässliche und benutzerfreundliche Plattform zur Unterstützung der Qualitätsstandards von KWA.