Case Study:
Yados Form Server

Kunde

Die YADOS GmbH ist ein Unternehmen, das sich auf die Bereiche Energieerzeugung, Wärmeübergabe, Wärmeverteilung sowie intelligente Leit- und Kommunikationstechnik spezialisiert hat. Mit einem ganzheitlichen Ansatz bietet YADOS seinen Kunden Lösungen von der Beratung über die Entwicklung und Produktion bis hin zur Inbetriebnahme, wodurch langfristige Geschäftsbeziehungen und Nachhaltigkeit im Vordergrund stehen. Das Unternehmen legt großen Wert auf partnerschaftliche Zusammenarbeit und die Zufriedenheit aller Projektbeteiligten. Ihre Produkte sind derzeit nicht nur deutschlandweit, sondern auch in vielen europäischen Ländern im Einsatz.

Projekt

Die YADOS GmbH stand vor der Herausforderung, den Prozess zur Inbetriebnahme von Installationen effizienter zu gestalten. Bisher mussten Servicepartner Protokolle in Papierform ausfüllen und als PDF oder DOC per E-Mail versenden. Diese Methode war nicht nur umständlich, sondern bot auch wenig Flexibilität für Aktualisierungen und spezifische Anpassungen.

Die zentrale Zielsetzung des Projekts war die Entwicklung eines webbasierten Formularsystems, das diesen Prozess digitalisiert und optimiert.

Hierbei sollten aus dem SAP ERP System individuelle Formulare generiert werden, die es den Servicepartnern ermöglichen, die Inbetriebnahme von Installationen digital zu dokumentieren. Das System sollte dabei ohne direkte Anbindung an das ERP-System funktionieren, um potenzielle Sicherheitsschwachstellen zu vermeiden. Zudem sollte auf eine individuelle Authentifizierung verzichtet werden, sondern der Zugriff über individuelle URLs erfolgen.

Der Rückfluss von Daten sollte zum einen per E-Mail, zum anderen per Batch-Import in das ERP-System erfolgen. Die Formulare sollten in mehreren Sprachen verfügbar sein und die Möglichkeit bieten, Unterschriften digital zu erfassen.

Umsetzung

Für die YADOS GmbH entwickelte CosmoCode ein webbasiertes Formularsystem mit einer PHP-basierten Applikation zur dynamischen Generierung von HTML-Formularen aus YAML-Beschreibungen.

Über die Datenauszeichnungssprache YAML steuert die gesamte Logik und Funktionalität eines Formulars. Die YAML-Konfiguration ermöglicht es, Formelemente, Meta-Daten, E-Mail-Versandoptionen, Dateiexporte und Übersetzungen zu definieren. Formulare können dabei aus statischen Inhalten und dynamischen Feldern bestehen. Darüber hinaus können CSS-Styles, Tooltips und Validierungsregeln für Benutzereingaben festgelegt werden.

Neben den bekannten HTML-Formular-mechanismen wie Textfeldern, Dropdowns und Checkboxen, bietet das System auch spezielle Formularelemente wie Unterschriftenfelder, die es ermöglichen, digitale Unterschriften direkt im Browser zu erfassen.

Bei Yados werden die Formular-YAML Dateien über die CPQE Software speedmaxx automatisch aus Auftragsdaten im SAP generiert. So ist sichergestellt, dass Servicepartner exakt die Formulare erhalten, die für die Inbetriebnahme der jeweiligen Installation benötigt werden.

CosmoCode hat pflegt und erweitert das Formularsystem kontinuierlich, um den sich ändernden Anforderungen des Kunden gerecht zu werden und immer komplexe Formulare zu ermöglichen. Das System stellt inzwischen einen wesentlichen Bestandteil der Inbetriebnahme-Prozesse der YADOS GmbH dar.

Die fertige Software wurde, auf Wunsch des Auftraggebers, unter einer Open Source Lizenz bereitgestellt, was den Nutzen über den spezifischen Anwendungsfall hinaus ermöglicht.